En la actualidad, las empresas deben de crear su “modelo de presupuesto” correctamente, ya que esto les podrá ayudar en la toma de decisiones de un proyecto o área en específico, con esto podríamos determinar qué tan viable puede ser su funcionamiento. Uno de los pilares que todas las pymes deben manejar con exactitud e implementar en el modelo de presupuestos es la contabilidad de costos.
Presupuesto y planificación
Consejos para la creación de un modelo de presupuesto
¿Qué es un modelo de presupuesto?
Los modelos de presupuesto son el conjunto de planes y proyecciones económicas que toda pyme necesita para determinar el costo o gastos para la realización de proyectos. Un modelo de presupuesto puede tener diferentes enfoques, dependiendo del giro de negocio y las necesidades de cada pyme.
Dentro de un modelo de presupuesto podemos crear sub-modelos destinados a un área en específico. Por ejemplo, en un negocio podemos tener un presupuesto maestro en el que se proyectan todos los costos de la empresa y dentro de este dividirlo en sub-modelos, los cuales tomarían en cuenta áreas específicas de la empresa como el área de mercadeo y publicidad, bodega, logística, administración, etc.
Otro aspecto importante es que estos modelos toman en cuenta la temporalidad, es decir, tienen tiempos definidos que varían según el área o proyecto a trabajar.
Además, debemos mencionar que en muchos de los presupuestos existen variaciones por factores internos o externos, se pueden clasificar o determinar según la flexibilidad o rigidez de estos ya que, se pueden elaborar para que sean muy rígidos y no permitan variaciones. El presupuesto flexible, evita que las variaciones en los costos tengan un efecto negativo.
Como lo hemos mencionado, existen diferentes tipos o modelos de presupuestos y cada empresa determina y personaliza estos según sus necesidades. Podemos mencionar, por ejemplo, el presupuesto de ventas, presupuesto de producción, presupuestos de inversión, presupuesto de financiación, flujo de caja y tesorería.
¿Cómo hacer un modelo presupuestal?
La forma para realizar un presupuesto puede variar dependiendo de cada pyme, pero existen conceptos básicos y lineamientos que deben seguirse para conseguir un presupuesto eficaz y que esté lo suficientemente apegado a las necesidades del proyecto.
Se debe empezar haciendo un análisis de los ingresos, flujo de caja, los egresos, todos los costos o gastos que generara el proyecto en el periodo establecido para la realización de un presupuesto contable.
El procedimiento correcto consta en enlistar todos los ingresos y egresos según su naturaleza, teniendo definido esto pasaremos al siguiente paso, definir flujos de caja, con esto se estaría tomando en cuenta cada uno de los datos que se enlistan anteriormente y se podrían programar en los periodos de tiempo definidos. Aquí obtendremos una visión más completa de la empresa que nos ayudará a crear fondos de emergencia para imprevistos como algún cambio significativo en materias primas o precios de los proveedores.
Después de definir todo esto se deberían establecer periodos de análisis y cumplimiento de los modelos de presupuesto y aquí es donde entran unos de los fundamentos administrativos básicos que son piezas claves en el éxito o fracaso de un presupuesto, estos son la planeación, organización, dirección y control.
Tomando en cuenta lo anterior, los datos históricos se utilizan como parámetro para que este sea lo más realista posible.
Otro de los aspectos fundamentales para hacer un modelo de presupuesto es que las personas que trabajen directamente en el área o proyecto están involucradas en su elaboración, ya que son las que tienen la mayoría de información y conocimiento.
Etapas para crear un presupuesto.
Las etapas de un presupuesto se componen de la siguiente forma:
- Planificación: esta es la etapa inicial en donde se crea la metodología a seguir, es la etapa de planeación del proyecto.
- Formulación: se recopilan los datos y toda la información necesaria, también se definen los periodos de tiempo y acciones a ejecutar. Se arma o se construye el modelo de presupuesto a seguir.
- Aprobación: aquí se evalúan los aspectos más importantes de un modelo de presupuestos, se busca que cumpla con los objetivos definidos. En este momento se busca determinar si el modelo presupuestario es funcional o necesita ser reformulado.
- Ejecución: esta es la etapa de implementación del modelo de presupuestos, en este momento se ejecuta cada una de las acciones formuladas anteriormente.
- Control: se da el seguimiento en la cual podemos identificar problemas o desapego del modelo establecido. Además se hace un acompañamiento del modelo de presupuesto y una comparación entre la realidad y el modelo de presupuesto.
- Evaluación: esta es la etapa final en la que se hace un análisis de resultados para obtener los informes finales. En esta última etapa vemos el cumplimiento del modelo de presupuestos y si los rendimientos son los que proyectamos.
Ejemplos de un modelo de presupuesto
El ejemplo consiste en visualizar el modelo de presupuesto de una manera sencilla y poner en práctica los puntos anteriores.
En el siguiente cuadro vemos un ejemplo de un modelo de presupuesto de ventas establecido de enero a marzo (un trimestre). Utilizamos los puntos anteriores para determinar los ingresos y los gastos.
Presupuesto proyectado
| Proyectado | Enero | Febrero | Marzo | Trimestral |
|---|---|---|---|---|
| Ingresos Operativos | $ 800.00 | $ 800.00 | $ 1,000.00 | $ 2,600.00 |
| Ventas Producto | $ 800.00 | $ 800.00 | $ 1,000.00 | $ 2,600.00 |
| Ingresos No Operativos | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Otros | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Costos Operativos | $ 403.00 | $ 403.00 | $ 485.00 | $ 1,291.00 |
| Producción | $ 150.00 | $ 150.00 | $ 200.00 | $ 500.00 |
| Impuestos | $ 128.00 | $ 128.00 | $ 160.00 | $ 416.00 |
| Servicios | $ 25.00 | $ 25.00 | $ 25.00 | $ 75.00 |
| Marketing | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 150.00 |
| Alquiler | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 150.00 |
| Sueldos | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 60.00 |
| Sueldos | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 60.00 |
| Gastos de Oficina | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Papelería | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Otros Costos | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Otros | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
En el siguiente cuadro vemos el dato real de ventas de enero a marzo.
Costos reales
| Real | Enero | Febrero | Marzo | Trimestral |
|---|---|---|---|---|
| Ingresos Operativos | $ 840.00 | $ 840.00 | $ 950.00 | $ 2,630.00 |
| Ventas Producto 1 | $ 840.00 | $ 840.00 | $ 950.00 | $ 2,630.00 |
| Ingresos No Operativos | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Otros | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Costos Operativos | $ 409.40 | $ 409.40 | $ 477.00 | $ 1,295.80 |
| Producción | $ 150.00 | $ 150.00 | $ 200.00 | $ 500.00 |
| Impuestos | $ 134.40 | $ 134.40 | $ 152.00 | $ 420.80 |
| servicios | $ 25.00 | $ 25.00 | $ 25.00 | $ 75.00 |
| Marketing | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 150.00 |
| Alquiler | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 50.00 | $ 150.00 |
| Sueldos | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 25.00 | $ 65.00 |
| Sueldos | $ 20.00 | $ 20.00 | $ 25.00 | $ 65.00 |
| Gastos de Oficina | $ 0.00 | $ 0.00 | $ 0.00 | $ 0.00 |
| Papelería | $ 0.00 | |||
| Otros Costos | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
| Otros | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 5.00 | $ 15.00 |
Por último, vemos el resumen comparativo de la proyección o el modelo de presupuesto y los datos reales, en los cuales podemos ver las variaciones y que tan flexible o rígido fue el presupuesto.
Presupuesto consolidado
| INGRESOS | PLANEADO | REAL | DIFERENCIA |
|---|---|---|---|
| Ingresos Operativos | $ 2,600.00 | $ 2,630.00 | -$ 30.00 |
| Ventas Producto 1 | $ 2,600.00 | $ 2,630.00 | -$ 30.00 |
| Ingresos No Operativos | $ 15.00 | $ 15.00 | $ 0.00 |
| Otros | $ 15.00 | $ 15.00 | $ 0.00 |
| COSTOS | PLANEADO | REAL | DIFERENCIA |
|---|---|---|---|
| Costos Operativos | $ 1,291.00 | $ 1,295.80 | -$ 4.80 |
| Producción | $ 500.00 | $ 500.00 | $ 0.00 |
| Impuestos | $ 416.00 | $ 420.80 | -$ 4.80 |
| Teléfono | $ 75.00 | $ 75.00 | $ 0.00 |
| Marketing | $ 150.00 | $ 150.00 | $ 0.00 |
| Alquiler | $ 150.00 | $ 150.00 | $ 0.00 |
| Sueldos | $ 60.00 | $ 65.00 | -$ 5.00 |
| Operarios | $ 60.00 | $ 65.00 | -$ 5.00 |
| Gastos de Oficina | $ 15.00 | $ 0.00 | $ 15.00 |
| Papelería | $ 15.00 | $ 0.00 | $ 15.00 |
| Otros Costos | $ 15.00 | $ 15.00 | $ 0.00 |
| Otros | $ 15.00 | $ 15.00 | $ 0.00 |
| RESUMEN | PLANEADO | REAL | DIFERENCIA |
|---|---|---|---|
| Total ingresos | $ 2,615.00 | $ 2,645.00 | $ 30.00 |
| Total Costos | $ 1,381.00 | $ 1,375.80 | -$ 5.20 |
| Ingresos - Costos | $ 1,234.00 | $ 1,269.20 | $ 35.20 |
Y después de tener un modelo de presupuesto, ¿Qué hago?
Después de tener tu modelo listo, ingresa los datos de tus ingresos y egresos, haz tus cálculos, y asegúrate que todos los valores son correctos.
Y si quieres dejar de hacer cálculos manuales, y realizar esta tarea de manera más rápida y eficiente, puedes usar el software de contabilidad de QuickBooks, que te permitirá administrar todo desde un solo lugar de una manera más automatizada para que puedas recuperar algo de tu tiempo y te puedas dedicar a lo que sea más importante para ti.
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